Przedsiębiorcy rozpoczynający swoją przygodę ze światem biznesu muszą sprostać wielu formalnościom i wyposażyć się w odpowiednie narzędzia. Jednym z ważniejszych okaże się konto umożliwiające rozliczenia. Wybór pomiędzy kontami osobistymi i firmowymi nie zawsze jest przy tym oczywisty.
W dzisiejszych czasach trudno wyobrazić sobie regulowanie zobowiązań bez posiadania konta bankowego. Jest to jeszcze ważniejsze w przypadku przedsiębiorców, którzy muszą regularnie opłacać m.in. składki ZUS, podatki czy płatności wynikające z zawieranych umów. Jednocześnie jednak panuje spora niejasność na temat konieczności posiadania odrębnego konta firmowego, co jest dosyć istotną kwestią zwłaszcza dla mikroprzedsiębiorców. Ci są natomiast zdecydowanie największą grupą wśród wszystkich osób prowadzących firmy. Według „Raportu o stanie sektora małych i średnich przedsiębiorstw 2019” sporządzonego przez PARP to aż 96,5% wszystkich firm. W tym zakresie mieszczą się również osoby samozatrudnione, w przypadku których finanse firmy często nakładają się na te prywatne. Jednocześnie rzadko kiedy, zwłaszcza na samym początku kariery przedsiębiorcy, wiedzą, czy konieczne jest prowadzenie oddzielnego konta firmowego, czy w tym celu w zupełności wystarczy konto osobiste.
Konto firmowe czy osobiste? Kwestie prawne
Bez wątpienia jedną z najważniejszych ról w podejmowaniu decyzji dotyczących wyboru konta do prowadzenia finansów przedsiębiorstwa odgrywa prawo. To nie reguluje tej kwestii w jednoznaczny sposób. Przede wszystkim przedsiębiorcy, którzy w jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych zatrudniali mniej niż 10 pracowników, a ich obrót roczny netto nie przekroczył równowartości 2 milionów euro, przynajmniej teoretycznie, mogą zupełnie obejść się bez konta bankowego: nie mają obowiązku regulowania np. opłat związanych z podatkami czy składkami na ubezpieczenia społeczne przelewami, tak jak ma to miejsce w przypadku większych podmiotów. Teoria teorią, jednak praktyka zmierza w zupełnie innym kierunku: korzystanie z usług banków, zwłaszcza w elektronicznym wariancie, jest po prostu bardzo wygodne. Mało który przedsiębiorca wolałby – zamiast szybko zrealizować przelew np. z poziomu aplikacji mobilnej – dokonywać płatności przekazem pocztowym. To jednak nie jedyne regulacje odnoszące się do tej materii.
Rozliczenia z kontrahentami a konto firmowe
Inaczej na kwestię posiadania odrębnego rachunku firmowego każą spojrzeć regulacje dotyczące obrotu pomiędzy przedsiębiorcami i regulowania należnego podatku VAT. Zgodnie z ustawą Prawo przedsiębiorców posiadanie konta firmowego będzie wymogiem, jeżeli stroną transakcji jest inny przedsiębiorca, a jej wartość przekracza kwotę 15 000 zł brutto. Należy wówczas także zastosować procedurę split payment, w której kwota podatku VAT powędruje na oddzielne subkonto, to natomiast jest dostępne wyłącznie z poziomu rachunków firmowych. Tylko one znajdą się również w białej liście podatników VAT i wyłącznie na nie można przesyłać takie środki. W praktyce posiadanie odrębnego rachunku firmowego może okazać się wymogiem także dla wielu mikroprzedsiębiorców.
Osoby, które chciałyby korzystać z konta osobistego w ramach prowadzonej działalności, muszą również pamiętać o pewnych ograniczeniach: przede wszystkim nie będzie to możliwe, jeżeli współdzielimy konto z inną osobą, co jest wyjątkowo powszechne np. wśród małżonków czy par. Należy również pamiętać o obowiązku zgłoszenia rachunki firmowego w ciągu 7 dni. Można to zrobić w bardzo wygodny sposób, korzystając z formularza CEIDG-1. Brak dopełnienia tego obowiązku może zostać uznany za wykroczenie i przełożyć się na poniesienie dodatkowej odpowiedzialności.
Konto firmowe nie musi być drogie
Chęć znalezienia alternatywy dla konta firmowego (i stosowanie do rozliczeń wynikających z działalności np. standardowego rachunku osobistego) często podyktowana jest kwestiami finansowymi. W przekonaniu wielu osób jego prowadzenie wiąże się z dodatkowymi kosztami i utrudnieniami. Wcale nie musi jednak tak być. Znalezienie bezpłatnego konta firmowego będzie niezwykle proste dzięki porównywarkom takim jak https://www.bankier.pl/smart/konta-firmowe. Za korzystanie z rachunku i oferowanych przez niego funkcjonalności nie tylko nie trzeba będzie płacić, ale wręcz przeciwnie: można na tym również zyskać. Poza tym posiadanie odrębnego konta firmowego daje wiele korzyści, z którymi warto się zapoznać.
Jakie korzyści daje konto firmowe?
Z perspektywy właściciela firmy – także małego podmiotu – odrębne konto firmowe oznacza spore ułatwienia, a zarówno jego założenie, jak i prowadzenie nie będą wiązały się z jakimikolwiek problemami. Najważniejsze udogodnienia dotyczą:
- Większej przejrzystości: fiskus przygląda się kwestii rozliczania wydatków firmy poprzez konto osobiste z pewną rezerwą. W wielu interpretacjach wskazuje przy tym na konieczność posiadania oddzielnych rachunków. Dużym problemem może okazać się łączenie wydatków firmowych i prywatnych np. w trakcie kontroli.
- Łatwiejszego zarządzania: nawet w przypadku osób samozatrudnionych nie można zapomnieć o dbałości o stan firmowych finansów. Nie będzie to łatwe, jeżeli w ramach jednego konta regulujemy zarówno zobowiązania osobiste, jak i te wynikające z faktu bycia przedsiębiorcą. Trudniejsze staje się tworzenie analiz i planowanie. Dotyczy to przy tym nie tylko firmy, ale również domowego budżetu.
- Prestiżu i rozpoznawalności: konto firmowe to jeden z głównych atrybutów firmy. Warto od samego początku jej istnienia budować wiarygodność, wskazując na związany z nią rachunek, który nie będzie równolegle wykorzystywany w inny sposób. Niektórzy kontrahenci mogą również – w obawie przed restrykcjami ze strony fiskusa – odmawiać dokonywania płatności na rachunki o innym charakterze.
- Bezpieczeństwa: ustalenie numeru konta przedsiębiorcy w większości przypadków będzie stosunkowo łatwe. Zdecydowanie lepiej więc nie dzielić się z niepowołanymi osobami danymi dotyczącymi prywatnej strony życia.
- Ograniczeń: konta firmowe są adresowane do przedsiębiorców i wprowadzają sporo ułatwień, pozwalających im na efektywne zarządzanie firmą. Konta osobiste mają natomiast zupełnie inne przeznaczenie, w związku z czym trudniejsze będzie m.in. regulowanie płatności do różnych instytucji.
- Dostępu do innych produktów: oczywiście propozycje banków dla przedsiębiorców wcale nie kończą się na gamie kont firmowych. Instytucje proponują właścicielom biznesów m.in. wsparcie finansowe udzielane w ramach kredytów czy linii kredytowych. Posiadacze kont firmowych mogą w łatwy sposób korzystać z tego typu opcji i ominąć wiele formalności.
- Dodatkowych zysków: osoby decydujące się na otwarcie konta firmowego mogą również liczyć na atrakcyjne promocje bankowe. W zamian za np. dokonanie określonej liczby przelewów czy otrzymanie wpływów na rachunek można uzyskać dodatkowe środki lub inne atrakcyjne nagrody.
Wygodne zarządzanie firmą
Wybierając konto firmowe, możliwe staje się przede wszystkim bardzo wygodne zarządzanie finansami przedsiębiorstwa. W wielu przypadkach czynniki decydujące o atrakcyjności wybranej oferty będą bardzo podobne do tych, które porównujemy w przypadku kont osobistych: należy do nich m.in. brak opłat za prowadzenie rachunku, wypłatę środków z bankomatu, zlecanie przelewów czy korzystanie z karty płatniczej. Przedsiębiorcy powinni zwracać również uwagę na to, jak prezentuje się serwis bankowości elektronicznej oraz aplikacja mobilna konkretnej instytucji. Dobre narzędzia pozwolą na wygodne podejmowanie większości działań. W tym celu wystarczy na dobrą sprawę posiadać smartfon, który zwykle i tak jest na wyciągnięcie ręki.
Foto: SFIO CRACHO/Shutterstock.com